Despre arhivarea facturilor care ope care emise și primite în sistemul RO e-Factura a explicat Emilian Drăgan (Director Business Unit Arhivare certSIGN), invitat în studioul Radio Guerrilla. Iată care au fost întrebările la care colegul nostru a oferit răspunsuri:
1. Din SPV (Spațiul Privat Virtual) trebuie să arhivăm atât facturile primite, cât și cele emise?
”Este important să arhivăm atât facturile pe care le emitem, cât și pe cele pe care le primim, iar acestea trebuie păstrate timp de 5 ani. Mare atenție – pentru cei care și-au făcut deja conturi în SPV, se primesc multe facturi care nu ni se adresează. Este important ca atunci când ne descărcăm facturile din SPV, în format xml, să le transformăm în documente tip PDF, cu care suntem obișnuiți să lucrăm și să verificăm dacă ne-au fost sau nu destinate. Există erori umane, de tastare a CIF-ului, astfel că pot ajunge facturi care nu ne sunt adresate.”, a precizat Emilian Drăgan.
2. Ce anume se arhivează? Xml-ul încărcat, xml-ul validat și semnat de ANAF sau PDF-ul?
”Din punct de vedere al legislației, lucrurile sunt clare, în sensul în care trebuie arhivat xml-ul vaidat de ANAF. Acela este documentul official la care ne raportăm, însă în practică nu poți lucra cu el și trebuie transformat în PDF. Noi recomandăm să se arhiveze atât xml-ul, cât și pdf-ul, pentru a fi acoperiți.”, a specificat colegul nostru.
3. Dacă stocarea o fac la nivelul aplicației de emitere facturi, sunt acoperit de legea arhivării?
”Furnizorii care au aplicații de emitere facturi și care transformă facturile în xml-uri și le și încarcă în SPV, oferă un serviciu de stocare al acelor documente, însă nu este întotdeauna acoperit contractual.
Nu este acoperit de lege, deoarece nu au încă servicii autorizate pe legea arhivării electronice din România și atunci nu au nici răspundere. În cazul în care se pierde un fișier sau se invalidează, nu au niciun fel de răspundere”, a punctat Emilian Drăgan.
În afară de arhivarea facturilor din sistemul e-Factura, toate documentele din fluxul de lucru al companiei pot fi arhivate electronic. Odată implementată arhiva electronică, te poți bucura de beneficiile pe care aceasta le aduce: flexibilitate – consultarea arhivei oricând; timp redus – nu mai este nevoie să te deplasezi fizic în vreun depozit de arhivă; protejarea mediului – fluxurile de lucru electronice implică documente electronice, așa că nu se mai consumă hârtie; costuri mai mici – cost redus pentru arhiva electronică versus arhiva fizică etc.
Mai multe informații despre certificatul digital calificat pentru semnătura electronică puteți afla pe certsign.ro/info.